사례 : A기관의 최 연구원은 연구 데이터 분석 속도를 높이기 위해, 11월 초에 4,000만원 상당의 고성능 분석 장비를 구매하기로 결정했다. 연구 기간이 얼마 남지 않아 "선구매, 후보고" 방식으로 우선 사업비 카드로 결제한 후, 사업단에 유선으로 통보하였다.

• 해설 : '3,000만원 이상 장비 구매 시 운영위원회 사전 승인을 받아야 한다'는 규정을 정면으로 위반하였으므로, 승인 없이 집행한 장비 구매 비용 전액을 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 고가의 장비는 사업 목적과의 부합성, 필요성 등을 사업단 운영위원회에서 신중히 검토한 후 승인 여부를 결정하므로, 사전 승인 절차는 반드시 준수되어야 할 핵심 절차임.
• 규정: 사업 진행 절차의 '계획 변경 승인/통보 기준' 표에 따라 '3천만원 이상 장비' 변경은 '사업단 승인' 사항임.
• 해결방안 : 3,000만원 이상의 장비 구매가 필요할 경우, 충분한 시간을 갖고 장비의 필요성, 사양, 견적서 등을 첨부하여 사업단에 공식적으로 사전 승인을 요청해야 한다. 승인 공문을 수령한 이후에 구매 절차를 진행해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 과제 종료를 1개월 앞둔 11월 말, 3,000만원짜리 장비가 꼭 필요하다며 사업단에 긴급으로 구매 승인을 요청하였다.

• 해설 : '고가 장비는 설치 및 검수 완료일이 과제 종료 2개월 전까지여야 한다'는 규정을 충족할 수 없으므로 구매 불가 및 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 이는 과제 막바지에 불필요한 장비 구매나 예산 소진을 막기 위한 규정임
• 규정: (3,000만원 이상 장비는) 장비 설치 및 검수 완료 최종 단계 종료일 2개월 전까지 승인을 받아야 함.
•해결방안 : 고가 장비 구매 계획은 과제 시작 시점에 미리 수립하고, 늦어도 과제 종료 3~4개월 전에는 승인 요청을 완료하여야 안정적으로 구매 및 설치를 진행할 수 있으므로 조속히 교정조치를 안내함.

사례 : A기관은 환자 상담 및 검사실 환경 개선을 명목으로 300만원 상당의 브랜드 소파와 디자이너 테이블을 구매하고 집기 비품으로 집행하였다

• 해설 : '반드시 필요한 최소한의 집기 비품만 구매해야 한다'는 기부금 사업의 원칙을 위반한 과도한 구매로 판단하여 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 사업의 공공성을 고려할 때, 기능 수행에 문제가 없는 합리적인 가격의 제품을 선택해야 한다.
• 규정: '집행원칙' 중 '목적적합성' 원칙에 따라 "사업 계획 및 목적 외 사용불가, 개인성 경비 등 불인정"된다. 이는 최소한의 필요 경비만 사용해야 한다는 원칙을 포함한다. • 해결방안 : 환자나 연구에 필요한 집기 구매 시, 사회 통념상 용인될 수 있는 합리적인 가격대의 제품을 선택해야 한다. 구매 전 여러 제품을 비교한 견적서를 구비해두면 집행의 타당성을 입증하는 데 도움이 됨을 안내하고 집행취소를 안내함.

사례 : A기관(영리법인)은 사업 수행 중 데이터 시각화의 편의를 위해, 당초 계획서에 없던 유료 디자인 소프트웨어(연 100만원)를 구매하고 전산소모품비로 집행하였다.

• 해설 : '영리법인은 계획서에 계상된 소프트웨어만 집행 가능하다'는 규정을 위반하였으므로, 계획에 없던 소프트웨어 구매 비용을 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 이는 영리기관이 사업비를 본래 목적 외에 기관의 자산을 늘리는 데 사용하는 것을 방지하기 위함임.
• 규정: (소프트웨어는) 영리법인의 경우 협약 당시 작성된 계획서 내에 예산으로 계상되어 있어야 집행 할 수 있음.• 해결방안 : 영리기관은 과제 시작 전, 사업 수행에 필요한 모든 소프트웨어를 면밀히 파악하여 사업계획서 예산에 구체적으로 반영해야 한다. 중간에 필요한 소프트웨어가 생길 경우, 원칙적으로 기관 자체 예산으로 구매해야 함을 안내하고 승인 또는 집행취소를 요청함.

사례 : A기관은 과제 종료를 2주 앞두고, 남은 예산 500만원을 소진하기 위해 향후 1년치 사용량에 해당하는 실험용 키트와 시약을 대량으로 구매하였다.

• 해설 : '과제 종료 시점의 비정상적 구매는 소명 대상이 될 수 있다'는 규정에 따라 '예산 소진성' 집행으로 판단, 향후 외부 회계법인 감사 시 불인정 처리될 수 있음을 고지하였다. 사업비는 해당 과제 기간 내에 필요한 만큼만 사용하는 것이 원칙임.
• 규정: 과제 종료 시기에 맞추어 비정상적으로 구매된 상황이 확인 된다면 외부 회계법인에서 확인요청을 할 수 있음. • 해결방안 : 재료는 연구 진행 상황에 맞춰 필요한 만큼씩 적시에 구매해야 한다. 과제 종료 시점에는 남은 기간 동안 사용할 최소한의 양만 구매해야 함을 안내하며 불인정 처리될 수 있음을 안내함.

사례 : A기관은 연구에 참여한 소아 환자들에게 1인당 5만원의 대형마트 금액권 기프티콘을 지급하고 피험자 보상비로 집행하였다.

• 해설 : '피험자 보상 시 현금성 지류 상품권을 사용할 수 없다'는 규정을 위반하여 구매한 금액권 기프티콘 비용을 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 일정 금액이 충전된 상품권은 사실상 현금과 동일하게 취급되어, 사업비의 목적 외 사용을 유발할 수 있어 금지됨.
• 규정: '집행원칙'의 '증빙자료 객관성' 항목에서 "불인정 : 현금성 지류(상품권, 일정금액을 충전해주는 상품권 형태의 기프티콘)"라고 명시하고 있음. • 해결방안 : 피험자 보상은 '5만원 이하의 특정 물품으로 교환 가능한 기프티콘(ex: 커피 1잔, 샌드위치 1개)' 형태로만 지급해야 한다. 스타벅스 1만원권 등 금액 충전식 기프티콘은 사용할 수 없으므로 불인정 처리함.

사례 : A기관은 피험자들에게 기프티콘을 지급한 후, 구매 영수증만 제출하고 "환자 개인정보 보호가 최우선"이라며 지급 대상자 리스트 제출을 거부하였다.

• 해설 : '피험자 보상비 집행 시 지급대상리스트 제출은 필수'라는 증빙 규정을 위반하였으므로 해당 비용 전체를 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 지급대상리스트는 실제 피험자에게 보상이 이루어졌음을 증명하는 핵심 자료이므로 제출은 의무임.
• 규정: (기프티콘 지급 시) "직접 대상자에게 모바일로 지급 후 지급대상리스트(성명, 전화번호, 지급일 포함) 제출"이 필요함.
• 해결방안 : 환자 정보는 가명(익명) 처리하여 제출할 수 있다. '홍OO', '환자1' 등의 방식으로 식별 정보는 가리되, 지급일, 연락처 등 사실관계를 확인할 수 있는 최소한의 정보는 리스트에 포함하여 반드시 제출해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 연구 책임자인 주관기관 소속 박 교수에게 "직접 인체유래물 등록 업무를 수행했다"는 명목으로 인체유래물 등록비를 지급하였다.

• 해설 : '인체유래물 등록비는 주관기관 소속 사업참여자를 지급 예외 대상으로 한다'는 규정을 위반하였으므로 해당 비용을 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 이 수당은 타 기관의 협조를 유도하기 위한 성격이 강하므로, 주관기관 참여자는 지급 대상에서 제외됨.
• 규정: 인체유래물 등록비의 "지급 예외" 대상은 "주관ㆍ세부기관 소속 사업참여자" 임.
• 해결방안 : 인체유래물 등록비는 사업참여자가 아닌 대상에게만 지급해야 함을 안내하고 집행취소를 안내함.

사례 : A기관은 지원기간이 2+2년으로 보장된 다년도 과제에서, 회계 처리의 편의를 위해 1차년도에 4년치 전체의 임상시험배상책임보험비를 한 번에 납부하였다.

• 해설 : '예산 지원이 보장된 사업기간 동안의 보험비만 납부 가능하다'는 규정에 따라, 우선 보장된 2년치를 초과하여 선집행한 2년치 보험료를 불인정 처리하였음.
• 규정: 다년도 과제의 경우 예산 지원이 보장된 사업기간 동안의 임상시험배상책임보험비 납부가 가능함. (예시: 지원기간 2+2, 1차년도에 2년치 집행 인정)
• 해결방안 : 2+2년 과제의 경우, 1차년도에는 우선 확정된 2년치 보험료만 납부한다. 이후 단계 평가를 통해 후속 2년 지원이 확정되면, 3차년도에 나머지 2년치 보험료를 집행해야 함.

사례 : A기관은 1차년도에 구매 계약한 장비의 납품이 해외 제작사의 사정으로 지연되어 2차년도에 대금을 지급하면서, 담당자가 바빠 별도의 사유서 제출 없이 집행하였다.

• 해설 : '납품 지연 시 사유서를 제출해야 한다'는 규정을 위반한 증빙 미비 건으로 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 사업연도를 이월하는 집행은 예외적인 사항이므로, 타당한 사유를 공식 문서로 증명해야 함.
• 규정: 다년도 과제의 경우 당해사업기간 중 구매한 장비가 불가피한 상황으로 인해 납품이 지연된 경우 차년도 예산으로 집행이 가능하다. 다만, 이에 대한 사유를 제출하여야 함
.• 해결방안 : 납품 지연이 발생하면 공급업체로부터 지연 사유를 명시한 공문(e-mail 등)을 받아두어야 한다. 이를 근거로 사업연도 이월 집행의 불가피성을 설명하는 사유서를 작성하여 지출결의서에 반드시 첨부해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 소속 연구원의 원활한 학회 활동 지원을 명목으로 대한소아과학회 연회비 10만원을 학회 참가비 항목으로 집행하였다.

• 해설 : '연회비는 지원이 불가하다'는 규정에 따라 해당 비용을 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 연회비는 연구과제 수행과 직접적인 관련이 있기보다는, 연구자 개인의 자격 유지를 위한 성격이 강하므로 사업비로 집행할 수 없음.
• 규정: 기술정보비 '세미나 개최 및 참가비, 학회 참가비' 항목에 "(*연회비 지원 불가)"라고 명시되어 있음.
• 해결방안 : 사업비로는 학회 '참가 등록비'만 지원 가능하다. 연구자가 학회에 소속되기 위해 매년 납부하는 연회비는 연구자 개인 비용으로 처리해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 비대면 회의에 참석한 연구자들에게 감사의 의미로 1만원권 커피 기프티콘을 발송하고 회의비로 처리하였다.

• 해설 : '회의비는 식대에 한하며, 참석자에게 기프티콘 등 별도 선물을 제공할 수 없다'는 규정을 위반하여 본 정산시, 불인정 처리가 될 수 있음을 고지하였다. 회의비는 회의 진행 중 제공되는 식사나 다과 비용으로 한정됨.
• 규정: 비대면회의 후 회의에 참석한 연구자들에게 회의비로 기프티콘 등을 줄 수 없음.
• 해결방안 : 대면 회의 시에는 참석자들이 함께하는 식사 비용을 법인카드로 결제하고, 비대면 회의 시에는 원칙적으로 식대를 집행하지 않는다. 참석자에 대한 감사는 회의 수당 지급으로 갈음해야 함을 안내함.

사례 : A기관의 참여연구원 김 교수(소아청소년과)가 같은 소아청소년과 소속의 동료 이 교수에게 공식 자문을 구하고, 전문가 활용비(자문료) 50만원을 지급하였다.

• 해설 : '참여연구자와 동일한 최소단위 부서에 소속된 전문가에게는 자문료를 지급할 수 없다'는 규정을 위반하여 미흡으로 처리함. 이는 내부자 간 자문을 명목으로 사업비를 부적절하게 집행하는 것을 방지하기 위함임.
• 규정: (전문가 활용비는) 참여연구자와 동일부서 소속인 경우 사용할 수 없음.
• 해결방안 : 자문은 반드시 과제에 참여하지 않는 외부 전문가, 혹은 소속 기관이 같더라도 최소 단위 부서(과, 팀 등)가 다른 전문가에게 의뢰하고 자문료를 지급해야 함을 안내하고 집행취소 요청함.

사례 : A기관은 사업비에서 월급 형태의 인건비를 지급받는 책임연구자가 직접 환자 데이터를 등록했다는 사유로, 환자등록수당을 건당 5만원씩 추가 지급하였다.

• 해설 : '환자등록수당은 현금 인건비 지급 대상자가 아닌 참여자에게 지급한다'는 원칙을 위반하였으므로 불인정 처리함. 인건비를 받는 연구자의 업무에 환자 등록이 포함된 것으로 판단하였음.
• 규정: 환자등록수당 지급대상은 "현금 인건비 지급 대상자가 아닌 사업참여자"임.
• 해결방안 : 환자등록수당은 인건비를 받지 않는 공동연구기관의 간호사나 연구원 등, 수당 형태의 보상이 별도로 필요한 참여자에게만 지급해야 한다는 규정을 안내하고 집행취소를 안내함.

사례 : A기관은 연구 진행 중, 특정 데이터 수집이 예상보다 어렵다는 이유로 사업단과 공식적인 협의 절차 없이 핵심 성과지표인 '목표 등록 환자 수'를 100명에서 50명으로 임의 변경하여 연차보고서에 보고하였다.

• 해설 : '성과지표 변경은 사업단의 사전 승인이 필요하다'는 계획 변경 규정을 위반한 임의 변경 행위로 판단함. 성과지표는 과제의 성공 여부를 판단하는 핵심적인 약속이므로, 임의 변경은 절대 불가함.
• 규정: "성과지표 변경"은 "승인(사업부)" 사항이며, "목표치 하향 변경은 연내 신청 불가 (연차 보고시 신청)"해야 함.
• 해결방안 : 연구 목표 변경이 불가피할 경우, 반드시 사업단 담당자와 우선 협의하고, 공식적인 계획 변경 신청 절차(공문 발송 등)를 통해 사전 승인을 받아야 함을 안내함.