사례 : A기관은 원활한 연구 데이터 확보를 위해 협력 병원의 IRB 심사를 받았으나, 해당 병원은 과제의 공식 공동수행기관으로 등록되어 있지 않았다. 이 IRB 심의료를 기술정보비로 집행하였다.

• 해설 : 'IRB 심의료는 사업참여자로 등록된 기관에 한해 지급 가능하다'는 규정을 위반하였으므로 불인정 처리함.
• 규정: 공동수행기관으로 등록된 타 기관의 IRB심의료는 "사업참여자로 등록되어 있는 해당 병원의 경우" 지급이 가능함.
• 해결방안 : 타 기관의 IRB 심사가 필요한 경우, 해당 기관을 반드시 과제 계획서 상에 '공동수행기관' 또는 '위탁기관'으로 등록하는 절차를 먼저 거쳐야만 관련 비용을 집행할 수 있음을 안내하고 불인정 처리함.

사례 : A기관의 연구원이 긴급한 학술 교류가 필요하다는 판단 하에, 사업단 사전 승인 없이 미국 학회에 참석하고 항공권, 숙박비 등을 포함한 국외 여비를 사후에 신청하였다.

• 해설 : '국외 여비는 사전 승인이 필수'라는 규정을 위반하였으므로 사후 신청 건을 미흡 처리하였다. 국외 여비는 기부금 재원의 목적성을 고려하여 원칙적으로 불허하며, 매우 예외적인 경우에만 엄격한 사전 심사를 통해 허용되기 때문임.
• 규정: 국외 여비는 원칙적으로 불허하며, 사업단 승인을 통해 제한적으로 허용됨.
• 해결방안 : 국외 학회 참석이 반드시 필요한 경우, 학회 정보, 참석 필요성, 예상 경비 등을 상세히 기술하여 최소 1~2개월 전에 사업단에 사전 승인을 요청해야 한다. 승인 없이 출장을 가는 일이 없도록 해야 함을 안내 함.

사례 : A기관은 환자 및 보호자와의 원활한 소통을 명목으로 업무용 휴대폰으로 최신형 아이폰을 구매하고, 5G 무제한 데이터 요금제(월 10만원)에 가입하여 수용수수료로 집행하였다.

• 해설 : '업무용 통신 기기는 최소 단위 및 기본요금제를 유지해야 한다'는 규정을 위반하여, 최소 단위를 초과한 단말기 비용 및 요금제 비용을 미흡 처리함.
• 규정: 휴대폰 구입 및 요금제 선택에 있어 최소 단위 기본요금제를 유지하여야 함.
• 해결방안 : 업무용 휴대폰은 통화, 문자 등 기본 기능 수행에 문제가 없는 보급형 모델을 선택하고, 요금제 역시 가장 저렴한 기본요금제를 선택하여 집행해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 '사무용품 구매 금액에 제한이 없다'는 규정을 근거로, 연구자 격려 차원에서 100만원 상당의 고급 만년필 세트를 구매하고 사무용품비로 처리하였다.

• 해설 : '통상적으로 허용되는 범위 내의 사무용품만 가능하다'는 규정을 위반한 개인 사용 성격의 고가품 구매로 판단하여 미흡 처리하였다. 금액 제한이 없다는 것이 모든 물품 구매를 허용한다는 의미는 아님.
• 규정: 금액 제한은 없으나 사업수행에 필요한 범위 내에서 통상적으로 허용되는 사무용품의 구입이 가능함.
• 해결방안 : 사무용품은 A4용지, 펜, 파일 등 연구 활동에 직접적으로 필요한 공용 물품 위주로 구매해야 한다. 고가의 개인성 물품은 사업비로 구매할 수 없으므로 과제와의 연관성에 대하여 소명 받은 후 통상적인 사무용품이 아니므로 집행취소를 안내함.

사례 : A기관의 연구원이 주말에 출근하여 동료와 함께 식사를 하고, 이를 주말 근무 식대로 처리하였으나 출장신청서나 초과근무내역 등 주말에 근무했음을 증빙할 객관적인 자료를 제출하지 않았다.

• 해설 : '주말 집행 시 사유 증빙이 필수'라는 원칙을 위반하여 해당 식대를 미흡 처리함. 주말 사용은 사적 사용의 가능성이 높아 엄격한 증빙을 요구.
• 규정: 주말·공휴일 집행은 "사유 증빙 시 인정"된다. 증빙서류로 회의록, 초과근무내역 사유증빙이 필요.
• 해결방안 : 주말 또는 공휴일에 근무하여 식대를 집행할 경우, 그룹웨어의 초과근무 신청 내역, 출장 품의서, 또는 주말에 진행된 업무 내용을 알 수 있는 회의록 등을 반드시 첨부하여야 함을 안내하고 증빙이 충족되지 아니할 경우 불인정 될 수 있음을 안내함.

사례 : A기관은 올해 사업비 잔액 500만원이 발생하자, 내년에 진행될 후속 연구에 사용하겠다며 사업비 이월을 사업단에 신청하였다

• 해설 : '사업비 이월은 불가능하며, 미사용 잔액은 반납이 원칙'이라는 규정에 따라 해당 신청을 반려 처리함. 사업비는 당해 연도 사업에 대해서만 집행되어야 함.
• 규정: 사업 진행 절차의 '사업비 반납 및 이월' 항목에 "이월 제도 운영하지 않음"이라고 명시되어 있음.
• 해결방안 : 연간 사업 계획에 맞춰 예산을 남김없이 집행하도록 노력해야 하며, 집행 후 남은 잔액과 발생 이자는 규정에 따라 정산 후 사업단에 반납해야 함을 안내함.

사례 : A기관은 12월 30일에 연구용 시약을 납품받고(원인행위), 연말 회계 처리의 번거로움을 피해 다음 해 1월 5일에 사업비 카드로 대금을 결제(지출행위)하였다.

• 해설 : '모든 집행은 사업기간 내에 이루어져야 한다'는 집행 기간 원칙을 위반하고 차년도에 카드를 결제하였으므로 해당 지출을 불인정 처리함.
• 규정: '집행원칙'의 '기간적정성' 항목에 따라 "사업기간 내 집행"이 원칙이므로 1월에 카드 결제는 불가능.
• 해결방안 : 원인행위(계약, 구매 등)와 지출행위(카드결제, 계좌이체 등) 모두 사업기간 내에 완료하는 것이 원칙암. 다만, 불가피하게 사업기간 종료 후 20일 이내에 지출이 필요한 경우 카드 결제가 아닌 계좌이체 방식으로 처리해야 하며 해당 집행 건에 대하여 환원처리를 요청 함.

사례 : A기관(영리기관)은 사업단에서 배정된 간접비를 활용하여, 본 사업과 직접 관련 없는 다른 R&D 과제 시제품 제작에 필요한 재료비를 납부하였다.

• 해설 : '간접비는 해당 사업과제 수행에 필요한 경비로만 사용해야 한다'는 목적 적합성 원칙을 위반하였으므로 불인정 처리함. 간접비는 해당 과제를 수행하는 데 들어가는 공통 경비를 보전하기 위한 비용이지, 다른 목적을 위해 전용할 수 없음.
• 규정: 간접비 내 사업활동지원금 등은 "사업과제 수행에 필요한" 학술대회 지원비 또는 논문 게재료 등을 지원한다 명시되어 있음.
• 해결방안 : 영리기관은 규정에 명시된 간접비 사용 가능 항목(기관운영비, 보안관리비, 지식재산권 출원비 등) 내에서 '해당 과제와 직접 관련된' 비용만을 집행해야 하므로 과제와 연관 없는 집행에 대하여 집행취소를 요구함.

사례 : A기관이 특정 외부 전문가 1인을 대상으로 연구 방향 자문을 명목으로 한 달에 10번의 개별 자문회의를 개최하고, 매번 회의수당을 지급하여 단기간에 과도한 자문료가 집행되었다.

• 해설 : '필요한 최소한의 회의를 권장한다'는 기부금 사업 취지를 고려하여 해당 기관에 개선 권고 조치를 하였음. 규정 위반으로 인한 불인정 처리는 아니나, 사업비의 효율적 사용 측면에서 바람직하지 아니함.
• 규정: 회의 수당 지급 횟수 제한을 두고 있지는 않지만 환자지원이 목적인 기부금 재원 사업이므로 필요한 최소한의 회의를 권장함.
• 해결방안 : 단기간에 집중적으로 자문이 필요한 경우, '월 단위' 또는 '분기 단위'의 포괄적인 자문 계약을 체결하여 비용을 효율적으로 집행하는 방안을 고려해야 하며, 잦은 회의 개최보다는, 한 번의 회의를 내실 있게 준비하여 진행하는 것이 바람직함을 안내함.