[정보통신기획평가원]
주관기관 A(영리기관)는 2024년 11월 이후 국가연구개발과제를 수행하면서, 연구개발과정 중 회의 또는 연구지원 목적으로 식대를 사업비로 집행하였다.
그러나 해당 집행에 대해서는 사전 내부결재(사전결의서)를 작성하지 않았으며, 관련 증빙 없이 연구개발비로 정산 처리하였다.
이는 2024년 11월 이후 강화된 연구개발비 사전결의 요건을 위반한 사례이다.
[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」
제25조(연구개발장비·재료비 등) 제4항
식대, 회의비 등 일정 항목은 사전 내부결재 문서(사전결의서) 구비 후 집행하여야 하며,
사전결재 없는 식대 집행은 정산 불가.
※ 2024년 11월부터 관련 기준이 강화되어 형식 요건 누락 시 전액 불인정 처리 원칙 적용됨.
[불인정 사유]
사전 내부결재 없이 식대를 집행한 것은 명백한 사용 기준 위반에 해당하며,
연구비 상시점검을 통해 해당 사항이 적발되어 환원 안내 및 환원 조치가 완료됨.
따라서 본 건은 「연구개발비 사용 기준」에 따라 불인정 처리되며 사업비로 인정되지 않음.
[한국보건산업진흥원]
B 비영리기관에서 3천만원 이상 장비를 구입하면서, 연구시설 장비 구입을 위하여 전문기관 승인은 4,000원을 받았으나 구입 시 집행한 금액은 20%를 초과한 8,500만원을 집행하였다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제23조 연구시설·장비비 공통 사용기준
-원래계획에 반영된 3천만 원(부가가치세 및 구입･설치 등에 필요한 부대비용을 포함) 이상의 연구시설･장비를 변경하여 구입하거나 임차하려는 경우(다만, 환율변동, 물가상승 등 불가피한 사유로 원래계획에 반영된 금액의 20% 이내로 증감되는 경우는 제외)
[처리 결과]
연구시설 장비 구입을 위하여 전문기관 승인은 4,000원을 받았으나 구입 시 초과한 집행금액 불인정
[한국보건산업진흥원]
영리기관에서 인쇄비 집행 품목이 연구개발기관의 카달로그 및 사무용 봉투 등을 제작하여 홍보용도로 사용한 경우
[한국보건산업진흥원]
A 산학협력단에서 최종 단계 연구 종료일 이후 개최되는 학회에 참석하는 경비와 학회 등록비를 집행하였다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제 22조 연구활동비 공통사용기준
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비를 연구 개발기간 종료일 이전에 사용하여야 한다.
[처리 결과]
해당 단계 연구 종료일 이후 개최되는 학회에 참석한 경비와 학회 등록비 집행분 불인정 처리
[한국보건산업진흥원]
해당 과제 참여 기간이 8/31로 종료된 참여연구원의 9월 야근식대를 집행하였다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제 22조 연구활동비 공통사용기준
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비를 연구개발기간 종료일 이전에 사용하여야 한다.
[처리 결과]
미참여 연구원의 야근식대 집행분 불인정
[한국보건산업진흥원]
A 영리기관이 임상시험의 IND 승인 컨설팅 비용 집행 금액에 해당 승인 결과에 따른 성공 보수를 포함하여 집행한 내역이 확인되었다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조 연구활동비 공통 사용기준
1. 기술도입비: 연구개발기관의 자체규정에 따라 해당 기술을 도입하는 데 실제 필요한 비용을 계상
[처리 결과]
현금성 답례비로 판단되는 성공보수(=개인성 경비) 집행분 불인정
[한국보건산업진흥원]
영리기관에서 인쇄비 집행 품목이 연구개발기관의 카달로그 및 사무용 봉투 등을 제작하여 홍보 용도로 사용한 경우
[적용 규정]
간접비 사용용도 및 사용기준
● 성과활용지원비
- 과학문화활동비 : 과학기술문화 확산에 관련된 다음의 활동 수행에 따른 비용
연구개발과 관련된 홍보를 위한 과학홍보물 및 행사프로그램
강연･체험활동 및 연구실 개방
홍보전문가 양성
그 밖에 과학기술 문화 확산에 관련된 활동
- 지식재산권 출원･등록비 : 다음 각 목에 해당하는 비용
연구개발기관에서 수행하는 국가연구개발사업과 관련된 지식재산권의 출원･등록･유지에 필요한 모든 비용
기술가치평가 등 기술이전에 필요한 비용
표준 활동에 필요한 비용
연구노트의 작성･관리에 관한 자체 규정 제정･운영 또는 연구노트 교육･인식확산 활동, 그 밖에 연구노트 활성화 등에 관련된 비용
- 기술창업 출연･출자금 : 연구개발기관에서 수행하고 있는 국가연구개발과제와 관련된 기술지주회사, 학교기업, 실험실공장 또는 연구소기업의 설립 및 운영에 필요한 비용
[처리 결과]
간접비성 비용인 기관 홍보비용 집행분 불인정
[한국보건산업진흥원]
□□주식회사는 슬라이드 연구재료를 구입하고, 회사의 카드를 사용하였다. 이후 연구재료비 집행등록 시 카드매출전표 등 적정 증명서류를 제출해야 하나, 증빙을 제출하지 않았음
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조 연구개발비 공통 사용기준
⑤ 연구개발기관의 장은 직접비를 사용할 때에 연구비카드를 사용(연구비카드를 발급받기 전에 법인명의의 카드를 사용한 것을 포함한다)하거나 계좌이체의 형태로 사용하여야 한다. 다만, 외국 물품의 수입 등 연구비카드를 사용하거나 계좌이체의 형태로 사용할 수 없는 경우에 한하여 지폐나 주화를 사용할 수 있다.
[처리 결과]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조제5항에 따라, 연구개발기관의 장은 연구재료 구입시 연구비카드 또는 계좌이체의 형태로 거래 후 적정 증명서류를 갖추어야 하나, 해당 증명서류를 제출하지 않은 금액 불인정
[한국보건산업진흥원]
영리기관에서 외부전문기술활용비(전문가활용비)를 공동연구기관인 비영리기관의 참여연구원에게 지급한 경우
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제21조 연구개발비 공통 계상기준
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비로 다음 각 호에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다.
5. 연구개발기관 내부 및 하나의 연구개발과제를 수행하는 연구개발기관 간 발생하는 비용(다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 비용은 제외한다)
가. 대학이 같은 대학 내 별도의 사업자가 운영하는 회의장, 숙박시설 등 부대시설을 사용하는 데 필요한 비용
나. 동일한 연구개발기관 내 계좌이체 또는 계정대체하거나 하나의 연구개발과제를 수행하는 연구개발기관 간 계좌이체 또는 계정대체한 비용 중 다음의 어느 하나에 해당하는 비용
1) 비영리기관이 공동활용을 위하여 구축한 연구시설ㆍ장비를 사용하는 데 필요한 비용
2) 연구개발과제 수행 중 시험ㆍ검사ㆍ분석에 필요한 비용 중 다음의 어느 하나에 해당하는 비용
가) 연구개발기관이 자체 분석기관에서 인정하는 시험분석결과서를 발행하고, 그 비용을 분석기관으로 계정대체하는 경우 해당 금액을 현금으로 계상한 비용
나) 가)에 해당하지 아니하는 비용으로서 영리기관인 연구개발기관이 현물로 계상하는 비용
3) 비영리기관 내 중앙창고를 두어 물품을 구매하고, 그 후 필요한 금액을 이체 또는 계정대체하는 비용
4) 단독 판매처 등의 정당한 사유로 중앙행정기관의 장이 인정하는 경우 해당 금액을 현금으로 계상한 비용
다. 정부가 출연하여 설립ㆍ운영하는 연구개발기관과 그 연구개발기관의 분원 간 발생하는 비용(중앙행정기관의 장이 인정하는 경우에만 해당한다)
[처리 결과]
하나의 연구개발과제를 수행하고 있는 참여연구자에 대한 전문가활용비 집행은 불가함. 다만, 하나의 연구개발과제에서 참여연구자가 속한 연구개발기관의 소속 임직원에게 전문가 활용비를 지급하려는 경우, 해당 참여연구자가 속한 연구개발기관이 영리기관인 경우에는 지급이 불가하며 비영리기관인 경우에는 참여연구자와 동일한 부서(최소단위 부서*) 에 소속된 자가 아닌 임직원에 대해서는 전문가 활용비 계상이 가능함. 영리기관에서 해당연구과제의 참여연구자가 속한 비영리기관의 참여연구원에 지급한 전문가활용비는 불인정 처리
[한국보건산업진흥원]
비영리기관에서 해외연수 지원사업을 수행하는 A 산학협력단 소속 연구책임자 등을 장기해외파견으로 국외 출장시 일비등을 집행하면서, 관련 장기해외파견 등의 자체 규정을 적용함에도 해당 비용을 초과 집행한 국외여비 등을 집행하였다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제25조 연구활동비 공통 사용기준 ⑥ 연구개발기관의 장은 출장비를 다음 각 호에 따라 계상하여야 하며, 연구개발과제 수행을 위해 소속기관 이외의 기관으로 파견 또는 소속기관으로 전보되는 인력에 대한 파견ㆍ전보ㆍ주거 관련 지원 비용을 계상하려는 경우에는 중앙행정기관의 장의 인정을 받아야 한다.
1. 참여연구자ㆍ연구근접지원인력이 공무원인 경우: 「공무원 여비 규정」에 따라 계상
2. 참여연구자ㆍ연구근접지원인력이 공무원이 아닌 경우: 연구개발기관의 자체규정 또는 「공무원 여비 규정」중 선택하여 계상
[처리 결과]
내부규정상 장기체류시 일비는 체류기간에 따라 차감한다고 명시되어 있음. 체류기간에 따른 차감하지 않은 일비는 출장비 한도초과로 불인정 처리 함
[한국보건산업진흥원]
주관기관인 A영리기관에서 공동기관의 참여연구원의 학회참석비용을 대신 집행 하였다
[적용 규정]
연구개발사업의 모든 연구개발비 집행건은 해당 과제 참여연구자에 대한 직접비용을 집행함이 원칙
[처리 결과]
공동기관이 참여연구원 학회참석비용은 공동기관에서 집행하여야 하므로 영리기관에서 대신 집행한 학회참석비용은 불인정임
[한국보건산업진흥원]
시험분석비 집행 후 분석결과보고서를 정산이 완료되는 시점까지 제출하지 못하였다.
[적용 규정]
연구활동비 관련 증명자료
*외부 전문기술 활용비
-연구개발서비스활용비
① 내부결재문서
② 카드매출전표 또는 계좌이체증명(세금계산서 또는 지로영수증 첨부)
③ 연구개발서비스 결과서
[처리 결과]
해당 비용 증빙미비 집행분으로 불인정
[한국보건산업진흥원]
A 영리기관 등이 거래처로 부터 각종 연구재료를 구입하였으나, 자체규정에 따른 검수확인을 실시하지 않고 연구재료비를 집행하였음.
[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조 연구개발비 공통 인정기준 ③ 연구개발기관의 장은 연구시설ㆍ장비와 연구재료(연구활동비 또는 간접비로 구매하는 경우를 포함한다. 이하 이 조에서 같다)를 구매하는 경우 자체규정에 따라 구매ㆍ검수하여야 한다.
[처리 결과]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조제3항에 따라, 연구재료 구입시 연구개발기관이 자체규정에 따라 검수하지 않은 연구재료비 집행금액은 불인정
[한국보건산업진흥원]
○○병원 등은 연구개발과제를 수행함에 있어, 연구 목적 달성을 위해 과제와 직접적인 관련성이 있는 연구재료비를 집행하여야 하나, 해당 과제와 직접적인 관련이 없는 재료비를 연구개발비에서 집행하였다.
[적용 규정]
국가연구개발혁신법 제13조
연구개발비의 지급 및 사용 등 1. 직접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용
[처리 결과]
국가연구개발혁신법 제13조제3항제1호 직접비는 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용이어야 하므로, 연구개발과제 수행에 직접적인 관련이 없는 연구재료비 집행 금액은 불인정
[한국보건산업진흥원]
학생인건비 통합관리기관이 아닌 C 산학협력단에서 학생인건비로 학생연구원에서 인건비를 지급하고, 관련 필수 증명 자료인 학생연구자 연구참여확약서 등 과제 참여인력임을 증명할 수 있는 관련 증빙자료를 제출하지 못하였다.
[적용 규정]
국가연구개발사업 매뉴얼 <표 3-13> 학생인건비 관련 증명자료
-증명자료
·학생인건비통합관리 대상 과제
① 학생인건비통합관리기관 지정 증빙(학생인건비 정산 면제)
※ 중앙행정기관의 장 또는 전문기관의 장이 협약에 따라 지급한 학생인건비는 전액 사용한 것으로 처리, 학생연구자별 연구참여확약서 또는 근로계약서는 내부 관리 필요
·학생인건비통합관리 비대상 과제
① 참여연구자현황표(연구자명, 해당 기관의 학생인건비 계상기준, 참여 기간, 학생인건비계상률, 변경사항 등)
② 계좌이체 증명
③ 학생연구자 연구참여확약서 또는 근로계약서
※ 학적시스템 등을 통해 재학 상태 확인 필요
※
(공통)
- 대학은 학적시스템 등을 통해 재학, 수료등록, 휴학 상태 확인 필요
–대학 또는 정부출연기관에서 타 소속 학생연구자에게 학생인건비 지급 시 재학증명서를 통해 재학 상태 확인 필요
– 휴학생의 경우 근로계약서 확인 필요
[처리 결과]
학생연구자 연구참여확약서를 제출하지 못한 인력에 대해서는 미참여 학생연구자로 간주하여, 미참여 학생연구자의 인건비 집행분 불인정
