공동기관 A(비영리기관)는 연구개발과제 수행 중 전화요금 등 공공요금 일부를 해당 과제 관련 사용분으로 간주하고, 이를 직접비 항목(연구활동비)으로 임의의 비율을 적용하여 계상 및 집행하였다. 그러나 해당 전화 회선은 과제 전용 회선이 아니며, 명확한 사용기록이나 과제 전용성에 대한 입증 자료 없이 일반 회선 비용 중 일부를 연구개발비로 직접 계상하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비 집행 기준상, 전기료·수도료·전화요금 등 공공요금은 연구개발과제 수행을 위한 전용 회선·전용 설비를 통해 발생한 비용에 한해 직접비로 계상할 수 있다. 이 외의 일반 회선 또는 공용 설비를 사용하는 경우에는 사용 비율을 임의로 산정하여 직접비로 계상할 수 없으며, 간접비 항목에서 공통경비로 처리해야 한다.임의의 비율 적용은 회계 투명성과 검증 가능성을 훼손하며, 명확한 기준 없이 특정 금액을 과제비로 계상한 것은 회계 부적정 집행으로 간주되어 해당 금액은 전액 불인정 대상이다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제2호“과제 수행과 직접적인 관련이 없는 비용 또는 사용 비율이 명확하지 않은 경우는 계상할 수 없음”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176“전화요금 등 공공요금은 과제 전용 회선에 한하여 직접비로 계상 가능하며, 공용 회선의 일부 비율을 산정하여 직접비로 계상하는 것은 불인정”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행에 필요한 직접비 및 간접비로 구분하여 사용되어야 하며, 목적 외 사용은 불인정됨”

[불인정 사유]
공공요금(전화요금)을 과제와 직접 관련 없는 일반 회선 사용에 대해 임의의 비율로 산정하여 직접비로 계상한 행위는 회계 기준 및 연구개발비 사용기준을 위반한 것으로, 전용 회선이 아닌 이상 해당 요금은 간접비 항목에서 처리되어야 하며, 이번 집행 건은 전액 불인정 처리된다.

공동기관 A(비영리기관)는 연구개발과제 수행 중 연구실 운영비 세목으로 다이슨 스탠드를 구매하여 연구개발비로 집행하였다.그러나 관련 증빙자료 및 영수증 등에 기재된 배송·설치 정보 등을 통해 해당 제품이 과제 연구실이 아닌 특정 교수 개인 사무실에 설치된 정황이 확인되었고,동 장비가 연구개발과제 수행에 어떤 방식으로 활용되는지에 대한 직접적 연관성 또는 공용성에 대한 소명은 확인되지 않았다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비에서 연구실운영비는 **과제 수행을 위한 공용 환경 조성(예: 냉난방, 청결 유지, 소모성 물품 등)**에 사용하는 것을 전제로 하며,특정 인력의 개인적 공간 또는 용도에 사용되는 물품은 연구개발과제와의 직접 관련성이 입증되지 않는 이상 사용이 제한된다.다이슨 스탠드와 같은 냉난방 보조 장비는, 실제 연구실 전체 공간에 설치되어 연구원 전체의 연구환경 개선에 기여하는 경우에 한해 운영비로 인정될 수 있으나,교수 개인방에 단독 설치된 장비는 실사용자의 편의 목적이 강하고 과제와의 직접적인 연관성을 입증하지 못한 경우, 공용 목적의 운영비로 보기 어려워 전액 불인정 처리된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제10조 제6호“연구실운영비는 연구실의 냉난방, 청결 유지 등 연구환경 조성을 위한 공용 목적으로 집행되어야 하며, 연구개발과제와의 직접적 관련성이 없는 물품 구매는 불인정 대상임”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.177“개인 공간에 설치된 냉난방 기기, 공기청정기, 스탠드 등은 과제 수행과의 직접 관련성이 소명되지 않는 경우 전액 불인정 처리함”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 연구개발과제 수행에 필요한 경비로 사용되어야 하며, 목적 외 사용은 불인정됨”

[불인정 사유]
다이슨 스탠드를 교수 개인방에 설치하고, 과제 수행을 위한 공용 공간 또는 실험환경 조성용 장비로서의 직접적 연관성을 소명하지 못한 것은 연구실운영비 사용기준 위반에 해당하며,해당 집행 건은 전액 불인정 처리된다. 향후 유사 항목 집행 시에는 설치 위치, 사용 대상, 과제 관련성을 사전 명기한 내부 결재서류와 정산 증빙이 필요하다.

공동기관 A(비영리기관)는 국가연구개발과제 수행 중, 동일 과제에 공동 수행기관으로 참여하고 있는 B기관 소속 연구원에게 자문료 명목으로 전문가활용비를 지급하였다. 해당 연구원은 과제 수행 당시 공동기관 B의 참여연구원 명단에 포함되어 있었으며, 연구개발비 집행 기준에 따라 참여기관 간 인력 간 금전거래는 제한된다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발과제는 주관, 공동, 위탁기관이 하나의 과제 수행체계로 구성되며, 이들 간 소속 인력에 대해서는 전문가로 간주하지 않고, 별도의 대가(전문가활용비, 자문료 등)를 계상할 수 없다. 과제 수행 기관 내부 인력에 대해 인건비 외 별도의 금전 거래를 진행하는 것은 이중 지원 우려가 있으며, 과제 내 역할 분장 및 회계 독립성 기준을 위반한 것으로 판단된다. 특히, 참여연구원으로 등록된 자에게 전문가 자문료를 지급하는 것은 연구개발비 목적 외 사용에 해당한다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제5호“하나의 연구개발과제를 수행하는 주관기관, 공동기관, 위탁기관의 동일한 부서에 소속된 자에게 전문가활용비를 계상할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176“같은 과제를 수행하는 연구개발기관 간 내부 인력에 대해 자문료를 지급하는 것은 내부거래로 간주되어 전액 불인정됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행에 필요한 직접비 및 간접비로 사용되어야 하며, 목적 외 사용은 불인정됨”

[불인정 사유]
공동기관 A는 동일 연구개발과제 수행기관인 B기관 소속의 참여연구원에게 전문가활용비를 집행하였으며, 이는 하나의 과제를 수행하는 수행기관 간 내부 인력에 대한 금전거래를 제한하는 규정 위반으로, 해당 전문가활용비 전액은 불인정 처리된다. 향후에는 전문가 활용 시 대상자의 과제 참여 여부 및 소속기관을 반드시 사전에 검토하여, 수행기관 내부 인력이 아닌 외부 인력으로 한정해 집행해야 한다.

A 영리기관은 국가연구개발과제 수행 중 과제 전용 연구공간을 확보하기 위해 외부 공간을 별도로 임차하고, 해당 임차료를 월 단위로 연구개발비에서 집행하였다.그러나 외부 연구공간 확보에 대한 전문기관의 사전 승인 절차를 이행하지 않은 상태에서 임차료를 집행하였으며, 해당 공간이 협약서나 연구개발계획서 상에 명시되지 않은 장소임이 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
연구개발비에서 공간 임차료를 집행하기 위해서는 해당 공간이 과제 수행에 직접 활용되는 장소로 명시되어야 하며,외부 공간의 경우 반드시 전문기관 또는 중앙행정기관의 장의 사전 승인을 거쳐야 한다. 이는 영리기관이 사적 공간이나 상업용 시설을 과제비로 사용하는 것을 방지하고, 연구의 물리적 기반이 명확히 검증될 수 있도록 하기 위함이다. 사전 승인 없이 외부 공간을 임의로 확보하고 임차료를 집행한 경우는 과제의 정당한 수행 기반으로 인정할 수 없으며, 집행 근거가 미비하므로 연구개발비의 목적 외 사용으로 간주된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제7호“중앙행정기관의 장이 인정하지 아니한 연구개발기관의 내부 공간 또는 외부 공간에 대한 임차료는 연구개발비로 계상할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176“외부 공간 임차 시 반드시 사전 승인을 받아야 하며, 승인 없는 외부 연구공간 사용에 대한 임차료는 전액 불인정 대상임”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 과제 수행에 필요한 비용으로서 사용 목적과 절차를 충족해야 하며, 요건을 위반한 집행은 목적 외 사용으로 간주”

[불인정 사유]
A 영리기관은 외부 연구공간을 전문기관의 사전 승인 없이 임차하고, 그 비용을 과제비로 집행하였으나, 해당 공간은 승인받지 않은 장소로서 연구개발비 사용기준 위반에 해당한다.따라서 해당 외부 연구공간의 임차료는 전액 불인정 처리되며, 향후 유사 집행 시 반드시 계획서에 공간을 명시하고 사전 승인을 득한 후 집행해야 한다.

A 영리기관은 국가연구개발과제 수행 중 과제 성과의 보호 및 활용을 위해 국내외 특허출원을 진행하였고, 이에 필요한 특허출원비를 기초 협약 시 설정된 간접비 예산 범위를 초과하여 집행하였다.기관은 자체 판단으로 간접비 예산을 영리기관 간접비 최대한도인 **직접비 현금의 10%**까지 증액하여 사용하였으나, 이에 대한 전문기관의 사전 승인 절차를 이행하지 않았다.

[위반 내용 및 판단 근거]
영리기관의 간접비는 해당 기관이 과제를 수행하는 데 있어 관리·운영비용으로 인정되며, 직접비 현금 기준의 10% 이내 범위에서 사용 가능하다.해당 비율을 초과하여 간접비를 증액하거나, 간접비 항목을 변경하여 사용하는 경우에는 반드시 전문기관의 사전 승인을 받아야 하며,사전 승인 없이 예산을 임의 증액하여 집행한 경우, 초과분은 전액 불인정 처리된다.특허출원비가 간접비 세목 내 지식재산권 보호 관련 비용에 해당하더라도, 간접비 전체 한도를 초과하여 집행되었다면 사용 목적의 정당성과 관계없이 회계 기준을 위반한 것으로 간주된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제65조 제8항“영리기관이 간접비를 직접비 현금의 10% 초과하여 계상하거나 변경 사용하고자 하는 경우에는 전문기관의 사전 승인을 받아야 한다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.221“간접비 예산은 고시된 비율을 초과할 수 없으며, 초과 계상 또는 증액 시에는 반드시 전문기관의 승인을 득해야 하며, 미승인 시 초과분은 불인정됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 사전 승인 절차에 따라 목적에 맞게 사용되어야 하며, 절차를 위반한 경우는 목적 외 사용으로 간주”

[불인정 사유]
A 영리기관은 전문기관의 사전 승인 없이 간접비 예산을 직접비 현금의 10% 초과로 증액하여 특허출원비를 집행하였으며, 이는 간접비 사용 한도 및 변경 절차 규정을 위반한 것으로 판단된다.따라서 증액한 간접비 예산 초과분에 대한 특허출원비 집행액은 전액 불인정 처리되며, 향후 유사 집행 시에는 반드시 사전 승인을 득한 후 예산 변경을 이행해야 한다.

영리기관 A는 국가연구개발과제 수행 후, 해당 과제의 기술성과 및 제품을 홍보하기 위해 국내 박람회에 부스를 설치하여 참가하였다.이 과정에서 발생한 부스 임차료, 장치비, 등록비 등 일체의 홍보 관련 비용을 연구개발비 중 직접비(연구활동비)로 집행하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발사업에서 직접비는 과제 수행 그 자체에 필요한 인건비, 재료비, 장비비 등 실질적인 연구수행비용을 의미하며,성과 확산, 홍보, 언론 노출, 전시회 참가 등 외부 대외활동에 소요되는 비용은 간접비로 구분하여 계상해야 한다.특히 박람회 부스 설치 및 참가비용은 연구수행의 직접적인 필요성과 무관하며, 과제 종료 후 이루어지는 성과 홍보 활동의 일환이므로 연구개발성과의 활용·확산을 위한 간접비 항목으로 처리해야 하며, 이를 직접비에서 집행한 경우는 명백한 비목 오집행이다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제10조 제6호“간접비에는 연구성과의 홍보, 언론활용, 성과확산을 위한 외부 활동 경비가 포함되며, 직접비로 계상 불가”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.177“성과 홍보 목적의 전시회, 박람회, 설명회 참가 비용은 간접비 항목으로만 인정되며, 직접비 집행 시 전액 불인정됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행에 필요한 직접비 및 간접비로 사용되어야 하며, 목적 외 또는 비목 오용 시 불인정됨”

[불인정 사유]
성과 홍보 목적으로 박람회에 부스를 설치하고 참가하면서 발생한 비용은 연구개발비의 간접비 항목에 해당함에도 불구하고, 이를 연구활동비(직접비)로 집행한 것은 세목 계상기준 위반에 해당되며,해당 부스 참가비용 일체는 전액 불인정 처리된다. 향후 성과 확산 및 홍보 목적의 외부 활동 집행 시에는 반드시 간접비 예산 범위 내에서 처리해야 한다.

A 산학협력단은 국가연구개발과제 수행 중 학생연구원 A에게 학회 참가비 및 출장여비를 집행하였다.그러나 정산 확인 결과, 해당 학생연구원은 학회 개최일 및 출장 수행일 기준으로 이미 해당 과제의 참여연구자 자격이 종료된 상태였으며, 연구개발과제에 실질적으로 참여하지 않는 인력으로 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
연구개발비로 집행되는 학회비·출장비 등은 모두 해당 과제에 현재 참여하고 있는 연구자에 한해 과제와의 직접 관련성이 있는 경우에만 인정된다.참여가 종료된 인력은 과제 수행과 무관한 외부 인력으로 간주되므로, 이들에게 지급된 학회 참가비나 출장여비는 연구개발비로서의 타당성을 상실하게 된다.이는 실지급 원칙과 과제 목적성 원칙을 위반한 것이며, 고의성이 없더라도 참여자격 확인 절차 누락에 따른 명백한 회계상 부적정 집행으로 전액 불인정 처리된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제2호“연구개발과제와 직접적인 관련이 없는 비용은 연구개발비로 계상할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176, p.182“여비, 학회 참가비 등은 참여연구자에 한해 지급 가능하며, 참여 종료 후 발생한 비용은 과제 외 지출로 간주되어 전액 불인정 처리됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행에 필요한 비용으로 목적 외 사용은 인정되지 않음”

[불인정 사유]
해당 학생연구원은 학회 참가일 및 출장 수행일 기준으로 과제의 참여연구자 자격이 종료된 상태였으며, 이에 따라 해당 인력에게 지급된 학회참가비 및 출장여비는 과제 외 인력에 대한 지출로 판단되어 전액 불인정 처리된다.향후 유사 집행 방지를 위해 출장 및 교육·연수 관련 비용 사전 집행 시점에서 참여연구자 자격 유지 여부를 확인하고, 참여종료 일정 이후에는 해당 집행을 제한해야 한다.

영리기관 A는 국가연구개발과제의 1단계를 종료하면서 발생한 위탁정산수수료를 2단계 1차년도 예산에서 집행하였다.정산수수료는 1단계 연구개발 종료에 따른 결과 보고 및 회계검증을 위한 비용으로, 계약 체결일 및 정산 요청일 모두 1단계 수행기간과 직접 관련되었으나, 이를 후속 단계 예산에서 계상·집행하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비는 과제 수행기간 중 발생한 지출원인행위(계약 체결, 용역 발주, 지급 사유 발생 등)에 따라 해당 연차 또는 단계의 예산으로 집행되어야 하며, 이전 단계 또는 연구개발기간 외에서 발생한 비용을 다른 단계 또는 후속 연차의 예산에서 소급 집행하는 것은 원칙적으로 금지된다.위탁정산수수료는 해당 정산의 대상이 되는 연구개발단계와 직접 연동되므로, 그 비용 역시 해당 단계 예산에서 집행되어야 하며, 다음 단계로 비용을 이체하거나 대체하여 집행하는 것은 연구개발비 집행의 시기 일치 원칙을 위반한 것이다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제73조 제1항 제1호“지출원인행위가 연구개발기간에 해당하지 않는 경우, 해당 집행액은 불인정한다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.174“각 단계의 연구개발비는 해당 단계의 연구개발기간 내 발생한 계약 및 용역 비용에 대해 집행되어야 하며,전 단계 발생 비용을 후속 단계에서 집행하는 경우는 전액 불인정”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 연구개발기간에 발생한 목적과 관련된 비용으로 사용되어야 하며,집행 시기 및 원인행위가 불일치하는 경우는 불인정”

[불인정 사유]
1단계 종료에 따라 발생한 위탁정산수수료는 해당 단계의 연구개발기간 내 발생한 비용임에도 불구하고, 이를 후속 단계(2단계) 예산에서 집행한 것은 연구개발비 집행 기준의 지출원인행위 시기 기준을 위반한 것으로, 해당 정산수수료 집행액은 전액 불인정 처리된다. 향후에는 각 단계별 계약 및 수수료 발생 시점을 기준으로 정확히 대응 연차·단계 예산에서 집행하여야 한다.

산학협력단은 국가연구개발과제 수행 중 6개월 단위로 정기 갱신되는 분석 프로그램(소프트웨어)을 과제에 활용하였으며, 해당 과제는 단계별로 구분되는 과제로 운영되었다.이 과정에서 단계 종료일 기준 1개월 전에 소프트웨어의 갱신계약을 체결하고, 그 비용을 사업비로 집행하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비에서 소프트웨어 구입 및 활용비는 장비비와 유사한 기준이 적용되며, 단계형 과제의 경우 해당 단계 종료일 기준으로 최소 2개월 전까지 계약 및 집행이 완료되어야 한다.이는 장비 및 소프트웨어의 실제 과제 활용 가능성, 납기일 이후의 장비 유휴화 또는 전용 가능성 등을 고려한 기준으로, 종료 직전에 도입하거나 갱신하는 것은 회계상 과제 목적에 대한 실질적 집행으로 보기 어렵기 때문이다.단계 종료 1개월 전 도입은 해당 소프트웨어의 과제 내 실질적 사용 가능성 또는 기간이 불충분하므로, 해당 비용은 집행 타당성을 상실한 부적정 집행으로 판단된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제23조 제5항 제3호“단계형 과제의 경우, 연구개발시설·장비의 구입 또는 임차는 단계 종료일 기준 2개월 전까지 완료되어야 한다.”※ 본 조항은 소프트웨어도 장비성 자산으로 간주되는 경우 동일하게 적용됨「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.180“소프트웨어 사용 계약도 장비비와 동일하게 종료 2개월 전 계약 및 도입이 완료되어야 하며, 이를 초과한 시점에서의 신규 계약 또는 갱신은 불인정됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행에 실질적으로 필요한 비용으로 사용되어야 하며, 활용이 제한되거나 불가능한 시점에서의 집행은 불인정됨”

[불인정 사유]
해당 소프트웨어는 과제 단계 종료일 1개월 전이라는 시점에서 갱신되어, 실질적인 과제 활용 가능성이 희박한 상황에서 집행이 이루어진 것으로 확인된다.이는 연구개발비 집행기준 중 단계 종료일 2개월 전 계약 원칙을 위반한 것으로, 해당 갱신 비용 전액은 불인정 처리된다. 향후 단계형 과제의 장비 또는 소프트웨어 도입 시에는 집행 시점이 기준 내에 있는지 반드시 사전 점검이 필요하다.

A산학협력단은 인력양성형 국가연구개발과제를 수행 중이며, 소속 학생연구원이 전문 자격 취득을 위해 시험 응시료를 사업비에서 집행하였다.그러나 해당 학생은 개인 사유 등으로 시험에 실제로 응시하지 않았으며, 응시 확인서 등 시험 수행 결과를 제출하지 못하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
연구개발비는 실지급 원칙과 실수행 원칙에 따라, 지출의 원인이 되는 행위가 실질적으로 이행되었는지 여부에 따라 비용 인정 여부가 결정된다.시험 응시료는 자격취득 또는 교육적 성과를 위한 비용으로서 시험 응시라는 행위가 완료되어야만 정산이 가능하며,시험에 응시하지 않은 경우는 단순 예약 또는 등록 상태에 불과하여, 비용이 과제의 실적이나 연구성과와 연계되지 않으므로 사업비로 인정될 수 없다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제2호“연구개발과제와 직접적인 관련이 없는 비용 또는 지출 원인 행위가 완료되지 않은 비용은 계상할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176“시험응시료, 교육비 등은 실제 수행 확인 자료(출석부, 응시확인서 등) 없이 집행된 경우, 실지급 요건을 충족하지 못하므로 전액 불인정 처리”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 과제 수행에 필요한 실질 비용으로 사용되어야 하며, 실행되지 않은 활동에 대한 비용은 불인정”

[불인정 사유]
해당 학생연구원은 시험에 응시하지 않았고, 시험 응시라는 지출원인행위가 실현되지 않았음에도 응시료를 과제비에서 집행한 것은 연구개발비 사용기준의 실지급 요건을 위반한 사례로,해당 응시료 전액은 불인정 처리된다. 향후 유사 비용 집행 시에는 응시 여부 및 참여 결과 증빙을 필수로 확보하여 정산자료로 제출해야 한다.

국가연구개발과제를 수행 중인 주관기관은 전체 수행기관이 참석하는 세미나를 개최하고, 참석자들에게 식비 및 숙박비를 실비 기준으로 일괄 제공하였다.이와 별도로 공동기관 A는 자사 참여연구자에게 해당 세미나 참석과 관련하여 정액 여비 항목(숙박비 포함)을 별도로 지급하였고, 결과적으로 동일한 목적과 일정에 대해 이중 숙박비 집행이 발생하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
연구개발비로 지급되는 여비는 정액 또는 실비 중 한 가지 방식으로만 지급 가능하며, 동일한 출장 목적과 일정에 대해 중복하여 여비를 집행하는 것은 전면 금지된다.특히 타 기관으로부터 실비(숙박비 등)를 지원받은 경우, 해당 일정에 대해 여비 정액을 별도로 지급하면 실지급 원칙을 위반한 이중 보상으로 간주된다.이는 회계적 부정확성과 사업비 낭비를 초래하는 대표적인 부적정 집행 사례로, 해당 중복분은 전액 불인정 처리된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제25조 제4항“여비는 동일 항목에 대해 실비 및 정액 방식으로 중복 지급할 수 없다.다른 기관으로부터 실비 지원을 받은 경우, 동일 일정에 대해 여비 정액을 지급할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.182“여비 항목은 정액 또는 실비 중 하나의 방식만으로 지급되어야 하며, 동일 출장 일정에 대해 타 기관으로부터 비용 지원을 받은 경우 이중 집행 금지”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 연구개발과제 수행을 위한 필요 최소한의 경비로 집행되어야 하며, 이중 지급은 불인정됨”

[불인정 사유]
공동기관 A는 동일한 세미나 참석 일정에 대해 주관기관으로부터 실비(숙박비)를 지원받았음에도 불구하고, 동일 일정에 대해 정액 여비 항목으로 숙박비를 중복 지급하였으며, 이는 연구개발비 여비 항목의 중복 지급 기준을 위반한 명백한 부적정 집행으로, 정액 숙박비 중복 집행액은 전액 불인정 처리된다.향후에는 참석자 여비 집행 시 타 기관의 지원 여부를 사전 확인하고, 실비·정액 방식 중복 여부에 대한 내부 검토 체계를 강화할 필요가 있다.

영리기관 A는 동일 국가연구개발과제를 수행 중인 공동기관(산학협력단)의 과제책임자에게 자문을 받았다는 명목으로 전문가활용비를 집행하였다.해당 과제책임자는 공동기관 소속으로 해당 과제에 참여하고 있으며, 연구개발계획서상 참여연구자 명단에 포함되어 있음이 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
하나의 연구개발과제를 공동으로 수행하는 주관기관·공동기관·위탁기관 간의 인력은 자체 수행인력으로 간주되며, 외부 전문가가 아닌 내부 인력으로 분류된다.이들 간에는 전문가활용비, 자문료, 기술도입비 등 명목의 비용 거래가 원칙적으로 금지되며, 사전 승인 없이 발생한 금전 거래는 내부거래로 간주되어 전액 불인정 처리된다.특히, 공동기관의 과제책임자는 해당 기관의 연구활동에 실질적으로 책임이 있는 핵심 인력으로, 자문비 명목의 비용 지급은 이중 보상 및 회계 분리 위반으로 간주된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제5호“하나의 연구개발과제를 수행하는 주관, 공동, 위탁기관 간 내부 인력에게 전문가활용비를 계상할 수 없다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.176“과제 참여기관 간 인력에 대해 자문료, 활용비 등 명목으로 별도 지급하는 것은 내부거래로 간주되어 전액 불인정 처리됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행을 위한 실질 비용으로 사용되어야 하며, 목적 외 또는 이중 보상의 형태로 사용된 비용은 불인정”

[불인정 사유]
영리기관이 동일 과제를 수행 중인 공동기관 산학협력단의 과제책임자에게 전문가활용비를 집행한 것은 내부 수행기관 간 인력에 대한 자문료 지급으로 간주되어, 연구개발비 사용기준을 명백히 위반한 사례다.이에 따라 해당 전문가활용비 집행액은 전액 불인정 처리되며, 향후 전문가 활용 시 대상자의 과제 참여 여부 및 소속 기관을 반드시 사전 확인하고 집행해야 한다.

영리기관 A는 국가연구개발과제 수행 중 신규 인력 B를 과제 참여자로 등록하고, 해당 인력에게 직접비 항목으로 현금 인건비를 지급하였다.그러나 정산 과정에서 해당 인력은 타 영리기관에도 소속되어 있으며, 해당 기관으로부터 근로소득(급여)을 받고 있는 이중 소속자임이 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비에서는 영리기관 소속 임직원이 타 영리기관에 이중으로 근무하며 급여를 수령하고 있는 경우, 그 인력을 해당 과제에서 별도로 신규 인력으로 등록하여 현금 인건비를 계상하는 것은 인정되지 않는다.이는 실제 과제 투입 여부와 무관하게, 과제 투입 전부터 원 소속 기관에서 급여를 수령하는 관계에 있었던 자는 연구개발비를 통한 중복 보상을 방지하기 위한 것이다.다만, 중소·중견기업이 신규 채용한 인력 중 해당 규정이 예외적으로 허용되는 경우가 있으나, 본 사례는 해당 예외조건에도 해당하지 않는다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제65조 제5항“원 소속기관으로부터 인건비를 지급받고 있는 영리기관 소속 임직원에 대해서는 연구개발비에서 인건비를 현금으로 계상할 수 없다.단, 중소·중견기업이 채용한 신규인력으로 중앙행정기관의 장이 인정한 경우는 예외로 한다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.219“이중소속 확인 시, 중복 소속 기관 중 어느 곳에서든 근로소득을 지급받는 경우, 국가연구개발과제에서는 현금 인건비를 계상할 수 없음”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 목적에 맞는 대상자에게 정당한 절차를 통해 지급되어야 하며, 중복 보상은 불인정됨”

[불인정 사유]
해당 인력은 과제 참여 시점에서 이미 다른 영리기관으로부터 근로소득을 지급받고 있었으며, 이중소속 상태였음에도 영리기관 A가 해당 인력을 신규인력으로 등록하여 현금 인건비를 지급한 것은 명백히 연구개발비 사용기준 위반이다.중소·중견기업의 신규인력 예외에 해당하지 않으므로, 해당 인건비 전액은 불인정 처리되며, 향후 신규인력 등록 시에는 사전 소속 및 급여 지급 여부에 대한 확인 절차가 반드시 필요하다.

산학협력단은 국가연구개발과제 수행 중 서버 구축을 위해 개별 단가가 약 600만 원인 장비 6대를 1단계의 2개 연차에 걸쳐 순차적으로 구입하였다.각 장비는 개별 구동 가능한 사양을 갖추고 있었으나, 실제 설치 및 운용 결과 이 장비들은 하나의 서버시스템으로 통합 운용되고 있었으며,총 구축 금액은 3,600만 원으로 국가연구개발비 장비 승인 기준인 3천만 원을 초과하였다.해당 장비 구입에 대해 사전에 전문기관의 승인을 받지 않은 것으로 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발비 집행기준에 따르면, 연구장비는 개별 단가뿐 아니라 기능적으로 통합 운용되는 시스템 단위로 판단되며, 총 구축비용이 3천만 원을 초과하는 경우에는 반드시 전문기관의 사전 승인을 받아야 한다.단가가 분할되어 있더라도 기능·구조·연결성이 있는 장비가 하나의 시스템으로 운용된다면 이는 실질적으로 하나의 장비로 간주되며, 이를 피하기 위한 분할 구입은 '승인 회피 목적의 분산 구매'로도 간주되어 엄격하게 불인정 처리된다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제23조 제2항 및 제5항“장비 및 연구시설은 총 구축금액 기준 3천만 원 초과 시 사전 승인을 받아야 하며, 연차별 또는 항목별로 분할 구입하는 경우에도 기능적으로 통합 운용되는 경우는 합산하여 판단한다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.179“각각 구입되었더라도 하나의 시스템처럼 운용되는 경우 총액 기준으로 판단되며, 미승인 시 전액 불인정”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 절차에 맞춰 승인·계획된 항목으로만 집행해야 하며, 승인 누락된 항목에 대해서는 목적 외 사용으로 간주됨”

[불인정 사유]
산학협력단은 기능적으로 하나로 통합된 서버시스템을 구축하기 위해 600만 원 상당 장비를 6회에 걸쳐 분산 구입하였고, 총 구축금액이 3천만 원을 초과함에도 불구하고 전문기관의 사전 승인을 받지 않은 상태에서 집행을 완료하였다.이는 연구개발시설·장비비 승인 요건을 명백히 위반한 것으로, 해당 장비 전체에 대한 집행액은 전액 불인정 처리된다.향후에는 개별 장비라 하더라도 통합 운용 구조일 경우 반드시 총액 기준으로 사전 승인 여부를 확인하고 계획서에 반영해야 한다.

영리기관 A는 국가연구개발과제를 수행한 결과로 도출된 기술에 대해 국내 특허를 출원하였으며, 해당 출원비를 연구개발비 간접비 항목에서 집행하였다.그러나 출원서의 서지사항(출원인 기재사항 등)에 과제명 또는 과제번호 등 연구개발과제 정보가 누락되었고, 특허 출원 당시 국가연구개발사업의 결과임을 입증할 수 있는 사사 표기가 포함되지 않은 상태로 확인되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
국가연구개발사업을 통해 발생한 지식재산권(특허, 실용신안 등)에 대해서는, 해당 기술이 국가 지원으로 수행된 연구개발의 결과물임을 명확히 명시해야 하며, 특허 출원서 또는 등록 문서에 과제명, 과제번호 등 과제정보를 반드시 기재(사사 표기)해야 한다.이는 연구성과의 귀속과 책임을 명확히 하고, 공공 재정으로 창출된 지식재산의 국가 이력관리를 가능하게 하기 위한 최소 요건이며,이 요건이 충족되지 않은 경우, 그 출원비는 국가연구개발비로 집행할 수 없다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제31조 제1항 제2호“연구개발성과물(지식재산권 등)에 과제 정보를 명시하지 않은 경우, 해당 성과 관련 비용은 불인정한다.”「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2024.4) p.226“국가연구개발과제를 통해 발생한 특허 등 지식재산은 반드시 사사 표기를 포함해야 하며, 사사 표기 누락 시 출원비 또는 등록비는 전액 불인정됨”「국가연구개발혁신법」 제13조 제3항“연구개발비는 해당 과제 수행 결과임을 명확히 식별할 수 있어야 하며, 정보 누락은 목적 외 집행으로 간주”

[불인정 사유]
해당 특허는 국가연구개발과제를 통해 도출된 기술임에도 불구하고, 특허 출원서 상 서지사항에 과제명 또는 과제번호 등의 사사 표기가 누락되어, 성과 귀속 및 과제 연계성 확인이 불가능하므로 해당 특허 출원비 전액은 불인정 처리된다.향후 특허 출원 시에는 반드시 출원서 또는 첨부서류에 국가연구개발사업 사사 표기(과제명, 과제번호 등)를 명기하고, 필요 시 이에 대한 증빙자료를 정산 시 제출해야 한다.