주관기관 A(영리기관)는 2024년 11월 이후 국가연구개발과제를 수행하면서, 연구개발과정 중 회의 또는 연구지원 목적으로 식대를 사업비로 집행하였다.
그러나 해당 집행에 대해서는 사전 내부결재(사전결의서)를 작성하지 않았으며, 관련 증빙 없이 연구개발비로 정산 처리하였다.
이는 2024년 11월 이후 강화된 연구개발비 사전결의 요건을 위반한 사례이다.

[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」
제25조(연구개발장비·재료비 등) 제4항
식대, 회의비 등 일정 항목은 사전 내부결재 문서(사전결의서) 구비 후 집행하여야 하며,
사전결재 없는 식대 집행은 정산 불가.
※ 2024년 11월부터 관련 기준이 강화되어 형식 요건 누락 시 전액 불인정 처리 원칙 적용됨.

[불인정 사유]
사전 내부결재 없이 식대를 집행한 것은 명백한 사용 기준 위반에 해당하며,
연구비 상시점검을 통해 해당 사항이 적발되어 환원 안내 및 환원 조치가 완료됨.
따라서 본 건은 「연구개발비 사용 기준」에 따라 불인정 처리되며 사업비로 인정되지 않음.

영리기관이 전문기관의 승인없이 현금인건비 예산을 원래 계획보다 감액하여 연구시설장비비와 연구활동비로 전용하여 집행하였다.

[적용근거]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제65조(영리기관 인건비 사용기준) 제8항
영리기관의 장은 현금으로 계상하는 인건비를 원래계획보다 증액하거나 감액하여 계상하려는 때에는 제73조제1항제4호에 따라 중앙행정기관의 장의 사전 승인을 받아야 한다.

[정산결과]
전문기관의 승인없이 감액하여 집행하여 연구시설장비비와 연구활동비에서 집행한 금액 불인정

수행기관인 A영리기관이 B거래처에서 3천만원 가량의 재료비를 집행하였는데 두 기관의 대표이사가 동일인으로 확인되었다.

[적용근거]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제21조(연구개발비 공통 사용기준) 제4항 제6호]
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비로 다음 각 호에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다.]
6. 영리기관으로서 계열사 등으로 법인이 분리되어 있으나 인적ㆍ물적 구분이 명확하지 아니한 계열사 또는 기관 간 발생하는 비용]

[정산결과] ]
B거래처에서 집행한 재료비 전액 불인정

수행기관인 영리기관에서 특허 출원비 집행금액에 특허정보조사비도 간접비로 집행한 사례

[적용근거]
「국가연구개발혁신법 매뉴얼 」
Q9. 직접비 중 지식재산창출활동비와 간접비 중 지식재산권의 출원･등록･유지비의 차이점은 무엇이며, 특허 출원 및 등록비용은 어떠한 이유로 간접비로 계상하여야 하는지?
= 직접비 중 지식재산창출활동비는 연구개발과제의 기획･전략 수립 등 연구개발과제의 수행 초기단계에서 지식재산 창출을 위해 필요한 비용을 의미하며, 간접비 중 지식재산권의 출원･등록･유지에 필요한 비용은 연구개발과제의 연구개발성과가 창출된 이후 발생하는 비용을 의미함- 지식재산권의 출원･등록･유지에 필요한 비용을 간접비로 사용하여야 함. 그 이유는 ①특허 등의 출원･등록이 주로 연구개발과제가 완료된 이후 이루어진다는 점, ②여러 연구개발성과에 대해 지식재산권 등이 발생할 수 있다는 점, ③지식재산권이 연구개발기관의 소유가 되는 점 등이 있음

[정산결과]
비목 오집행된 특허정보조사비 집행금액 불인정 처리

OO 대학교 산학협력단이 동 과제를 수행하는 공동기관인 oo주식회사에서 소프트웨어를 구입하였다.

[적용근거]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제21조(연구개발비 공통 사용기준) 제4항 제5호
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비로 다음 각 호에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다.
5. 연구개발기관 내부 및 하나의 연구개발과제를 수행하는 연구개발기관 간 발생하는 비용

[정산결과]
공동기관에 지급한 소프트웨어 구입비 불인정 처리

수행기관인 주식회사OO에서 3천만원이상의 연구장비를 구입하였는데 사전 승인 대상 금액을 공급대가가 아닌 공급가액으로 오인하여 승인받지 않고 집행함

[적용근거]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제 제73조(사전 승인 대상) 제1항 제5호 가목
① 법 제13조제4항제3호에 따라 연구개발비 사용계획의 변경을 위하여 중앙행정기관의 장의 사전 승인이 필요한 경우는 다음 각 호와 같다.
5. 연구시설ㆍ장비비와 관련된 변경 중 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우
가. 원래계획에 반영되지 아니한 3천만 원(부가가치세 및 구입ㆍ설치 등에 필요한 부대비용을 포함한다) 이상이 소요되는 연구시설ㆍ장비를 새로 구입하거나 임차하려는 경우[처리결과]
승인받지 않은 3천만원 이상 장비 구입비 전액 불인정

수행기관인 영리기관이 협약 체결 당시 별지 제 4호 서식에 따른 "영리기관의 연구실운영비 활용･관리 계획을" 작성하여 연구개발계획서에 첨부하지 아니하고 노트북, 윈도우 10 Pro, 프린터기 등을 구입하였다.

[적용근거]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제68조(영리기관의 연구활동비 사용기준) 제2항, 제3항
② 영리기관의 장은 연구실운영비 중 연구실 운영에 필요한 소모성 비용을 계상하여서는 아니 되며, 사무용 기기 및 사무용 소프트웨어에 소요되는 비용, 연구실 냉난방 및 청결한 환경 유지비용을 연구개발과제의 협약 체결 당시 별지 제4호 서식에 따른 영리기관의 연구실운영비활용ㆍ관리계획을 작성하여 연구개발계획서에 첨부한 경우에만 계상할 수 있다.
③ 영리기관의 장은 제2항에 따른 영리기관의 연구실운영비활용ㆍ관리계획을 변경하여 사용하고자 하는 경우에는 제73조제1항제6호에 따른 중앙행정기관의 장의 사전 승인을 받아야 한다.

[정산결과]
전액 불인정처리

주관기관 A(영리기관)는 국가연구개발과제 수행 중, 연구 장비 추가 구입과 출장 등 여비 발생으로 인해 연구시설장비비 및 연구활동비의 예산 증액이 필요하게 되었다.이에 따라 기존에 편성된 현금 인건비 예산 일부를 감액하고, 이를 다른 세목(연구시설장비비, 연구활동비 등)으로 전용하여 집행하였다.그러나 이 과정에서 중앙행정기관 또는 전문기관의 사전 승인 절차를 거치지 않은 채 예산 변경이 이루어졌다.

[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」 제65조(영리기관 인건비 사용기준) 제8항 - 영리기관의 장은 현금으로 계상하는 인건비를 증액 또는 감액하여 계상하고자 할 경우, 제73조 제1항 제4호에 따라 중앙행정기관의 장의 사전 승인을 받아야 함.

[불인정 사유]
영리기관의 현금 인건비 예산 감액은 승인 대상 항목임에도 불구하고, 본 사례에서는 사전 승인 없이 감액 후 타 세목으로 전용하여 사용함으로써 「연구개발비 사용 기준」 위반에 해당됨.따라서, 감액된 인건비 전액은 연구개발비로 인정되지 않으며 불인정 처리됨.

수행기관인 A(영리기관)는 국가연구개발과제 수행 중, B 거래처로부터 총 2건, 약 3천만 원 상당의 재료비를 구입하고 이를 사업비로 집행하였다.그러나 정산 검토 과정에서 A기관과 B거래처의 대표이사가 동일인임이 확인되었고, 두 법인 간의 인적 독립성이 확보되지 않은 상태로 판단되었다.이에 따라 해당 거래는 계열사 간 내부거래 또는 특수관계자 거래로 간주되었다.

[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」제21조(연구개발비 공통 사용기준) 제4항 제6호 - 연구개발기관의 장은 다음에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다. 6. 영리기관 간에 인적·물적 구분이 명확하지 않은 계열사 또는 기관 간 발생하는 비용[불인정 사례]A와 B의 대표이사가 동일하다는 사실은 「사용 기준」상 인적 구분이 명확하지 않은 것으로 판단되는 대표적 사유에 해당되며, 이는 연구개발비의 공정성, 투명성 확보 원칙에 위배됨.따라서, 해당 재료비 집행분 전액은 불인정 처리됨.

수행기관 A(영리기관)는 국가연구개발과제를 수행 중, 본 과제에서 도출된 기술에 대해 특허 출원을 진행하였다.특허 가능성 검토 및 전략 수립을 위한 특허정보조사 비용해당 기술에 대한 특허 출원비용 전액을 모두 간접비에서 집행하였다.그러나 이 중 ‘출원 가능성 분석’은 과제 수행 단계에서 발생한 직접비(연구활동비)에 해당함에도 불구하고 잘못된 세목으로 집행되었다.

[적용 규정]
국가연구개발혁신법 매뉴얼 (2024년 4월 배포)a. 직접비(지식재산 창출활동비): 특허 가능성 검토, 전략 수립 등b. 간접비(출원·등록·유지비): 연구성과 발생 후의 권리화 비용※ 간접비로 처리해야 하는 이유출원은 일반적으로 과제 종료 후 이루어짐여러 과제 성과에 대해 통합된 지식재산권이 발생할 수 있음지식재산권은 연구기관 소유국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준 제31조 제1항 제2호c. 연구개발비 사용용도 및 기준 위반은 부정행위로 간주됨

[불인정 사유]
특허정보조사비는 연구수행 과정의 직접적 활동으로, 연구활동비(직접비)로 계상해야 함간접비로 잘못 집행한 것은 연구개발비 사용기준 위반에 해당해당 비용은 전액 불인정 처리

수행기관인 A(영리기관)는 국가연구개발과제 수행 중, 협약 체결 당시 「별지 제4호 서식」에 따른 **‘영리기관의 연구실운영비 활용･관리 계획’**을 작성하거나 연구개발계획서에 첨부하지 않은 상태였다.그럼에도 불구하고 해당 과제에서 노트북, Windows 10 Pro 소프트웨어, 프린터기 등 사무용 기기를 연구실운영비 항목으로 집행하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
「연구개발비 사용기준」에 따르면, 영리기관이 연구실 운영비를 집행하기 위해서는 협약 시점에 ‘활용·관리계획’을 작성하고 제출해야 하며, 이후 변경이 발생할 경우에도 전문기관의 사전승인을 통해 계획을 보완해야 함.본 사례는 해당 계획이 제출되지 않은 상태에서 연구실운영비 항목을 사용한 것으로, 연구개발비의 사용 사전요건 미충족에 해당한다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제10조 제6호· 사무용 기기(노트북, 소프트웨어, 프린터 등)는 연구실 운영비 항목에서 사용 가능· 단, 영리기관은 협약 체결 당시 ‘연구실운영비 활용·관리 계획’ 제출 필수· 이후 변경 시에도 소관 전문기관의 사전 승인이 필요미제출 및 미승인 상태에서의 연구실운영비 집행은 연구개발비 사용기준 위반에 해당

[불인정 사유]
연구실 운영비는 계획서 제출 및 승인 이후에만 집행 가능계획 미제출 및 승인 없이 사무기기 구입을 집행한 것은 형식요건 위반해당 금액은 연구개발비로 인정되지 않으며 전액 불인정 처리

수행기관인 주식회사 OO는 국가연구개발과제를 수행하면서, 32,450,000원의 연구장비를 구입하였다.이 과정에서 장비구입 금액의 **부가가치세 포함 총액(공급대가)**이 3천만 원을 초과함에도, 공급가액(29,500,000원)만을 기준으로 판단하여 전문기관의 사전 승인을 받지 않고 집행하였다.결과적으로 사전 승인 대상 장비에 대한 승인 누락이 발생하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
「국가연구개발혁신법 시행규칙」 [별지 제1호] 연구개발계획서 작성요령 및 관련 지침에서는 전체 연구개발기간 동안 구축비용이 3천만 원 이상인 연구장비에 대하여 전문기관의 사전 승인을 의무화하고 있음.여기서 말하는 3천만 원 기준은 부가세를 포함한 실제 지출액인 ‘공급대가’ 기준으로 적용해야 하며, 이를 공급가액으로 오인한 것은 예산통제 기준 위반에 해당한다.승인이 필요한 장비에 대해 사전 승인 없이 집행한 경우, 해당 장비 구입은 정당한 집행으로 인정될 수 없고, 이는 계획 대비 예산 변경 및 승인 생략이라는 이중 위반 구조를 가진다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제9호· 장비 구입 시에는 연구개발계획서 및 승인된 변경계획서에 따라 집행해야 함「국가연구개발혁신법 시행규칙」 [별지 제1호]· 3천만 원 이상 장비는 사전 승인 필수· 기준은 공급가액이 아닌 공급대가 기준 적용

[불인정 사유]
공급가액만 기준으로 판단하여 사전 승인 대상 장비임에도 승인 없이 집행함이는 연구개발비 집행의 통제·승인 절차 누락에 해당하며,해당 장비 구입비 전액이 불인정 처리됨

OO대학교 산학협력단은 국가연구개발과제를 수행하면서, 과제의 일환으로 진행된 임상 연구에 참여한 임상대상자들에게 사례비를 지급하였다.그런데 사례비 지급 명단에 해당 과제에 참여하고 있던 학생연구원이 포함되어 있었고, 이 학생은 이미 과제 참여자로서 인건비를 수령 중인 상태였다.결과적으로 동일 과제 내에서 연구 참여자에게 추가 사례비가 지급되는 이중지급 구조가 발생하였다.

[위반 내용 및 판단 근거]
과제 참여자는 해당 과제의 수행을 전제로 인건비 또는 수당을 받고 있으며,이는 연구활동에 대한 보상으로 기능한다.사례비는 원칙적으로 과제 외부인 중 연구 목적에 따라 일시적으로 참여하는 자에게 지급할 수 있다.따라서 참여연구원이 외부인 명단에 포함되어 사례비를 중복 수령하는 것은 적절하지 않으며, 이는 실질적으로 이중 보상으로 간주된다.특히, 학생연구원은 과제에 투입되어 정규적으로 연구활동을 수행하고 있는 자로, 본인의 신분을 외부 임상대상자로 간주하고 사례비를 수령하는 것은 과제 목적과 회계의 투명성 원칙에 반함.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제1호· 참여연구원에게는 인건비 외 중복 보상이 불가함「국가연구개발혁신법 매뉴얼」· 사례비는 과제 외부인 대상의 일시적·객관적 참여 대가로 한정· 참여자와 외부 참여자는 명확히 구분되어야 함

[불인정 사유]
과제 참여자인 학생연구원은 이미 인건비를 지급받고 있음해당 연구원이 외부 임상대상자로 간주되어 사례비를 중복 수령한 것은 부당해당 사례비는 연구개발비 집행 기준 위반에 해당하며, 전액 불인정 처리됨

A영리기관의 과제책임자는 본 연구개발과제와 관련된 학회 참석 및 협력기관 방문 등의 목적을 가지고 10박 11일의 국외 출장을 다녀왔다.그러나 출장 일정 중 2일간은 개인 일정이 포함되어 있었고, 해당 일정에 대해서도 별도의 공적 일정 구분 없이 여비가 전일 정액으로 지급되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
연구개발과제에서의 국외 출장비는 공무 목적의 출장 일정에 한해 실비 또는 정액 기준에 따라 지급해야 하며, 사적인 일정이 포함된 경우 해당 일정에 대해서는 여비를 지급하지 않도록 명시되어 있다.이 경우는 출장 중 2일간의 개인일정이 포함되었음에도 불구하고 전일 정액 지급이 이루어졌으므로, 해당 일수에 대한 여비는 사적으로 전용된 예산으로 간주된다.특히 정액 지급 기준을 적용하는 경우일수록, 출장 일정의 공적 사용 적정성 확인 및 증빙 관리가 중요하며, 일정 검토 미흡 상태에서 전액 지급한 것은 회계통제 실패 및 예산 목적 외 사용에 해당한다.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제25조 제6항· 국외출장 여비는 공적 활동 일정에 대해서만 인정· 사적 일정은 해당 기간 동안 여비 지급 불가「국가연구개발혁신법 매뉴얼」 여비 관련 해석기준· 출장 중 일부 일정이 사적인 경우, 그 일정에 해당하는 항공료, 숙박비, 일비 등은 불인정· 정액지급 방식인 경우에도 공적 일정 외 일정은 별도 산정 및 제외 필요

[불인정 사유]
출장 일정 중 사적인 일정 포함일수에 대해서도 전일 여비를 정액으로 지급함해당 일정은 연구개발 과제 수행과 무관한 일정으로 간주되며, 사적 지출로 인정됨이로 인해 사적 일정 포함 2일분 여비 전액이 불인정 처리

A영리기관은 국가연구개발과제를 수행하면서, 같은 과제에 공동 참여 중인 B대학교 산학협력단 소속 참여연구자와, 해당 과제의 최소단위부서(예: 학과, 전공)에 소속되어 있지 않은 O교수에게 전문가활용비를 지급하였다.이 중 B대학교 소속 연구자는 과제 참여자로서 인건비를 이미 수령 중이었고, O교수는 해당 과제와의 전문성·과제 연관성·소속 명확성에 대한 검토 없이 외부전문가로 간주되었다.

[위반 내용 및 판단 근거]
전문가활용비는 원칙적으로 외부 전문가에게만 지급 가능하며, 과제에 이미 참여하고 있는 연구자에게는 중복하여 지급할 수 없음.이 경우 B대학교 참여연구자에게 전문가비를 지급한 것은 내부거래로 간주되며 불가함.또한 외부인에게 전문가활용비를 지급할 경우에는 해당 인사의 소속·전문성·과제 연관성 등을 명확히 검토해야 하며, 해당 과제의 최소단위부서에 소속되지 않은 교수에 대해서는 실질적으로 과제와의 관련성 또는 기술자문의 적절성이 입증되어야만 집행이 가능함.[적용 규정]
「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제21조 제4항 제5호· 동일 과제 내 수행기관 간 내부거래에 해당하는 경우 사전 승인 없이는 지급 불가「국가연구개발혁신법 매뉴얼」 전문가활용비 관련 해석· 전문가활용비는 외부 전문가에게 지급하며, 실질적인 전문성 및 과제 관련성을 객관적으로 입증할 수 있어야 함

[불인정 사유]
동일 과제에 참여 중인 수행기관(B대학교)의 연구자에게 전문가비를 지급한 것은 수행기관 간 내부거래에 해당하며, 사전 승인 없이 지급한 것은 규정 위반O교수는 과제의 최소단위부서에 소속되지 않았고, 과제와의 실질적 관련성과 전문성 입증이 부족하여 전문가비 지급 요건 미충족위 사유로 인해 두 사례 모두 전문가활용비 전액 불인정 처리