사례. 연구개발기관 상호 간에 전문가 활용비 집행
같은 연구개발 과제를 수행하는 참여기관에 소속된 인원을 전문가로 초빙하여 전문가 활용비를 집행함

[관련지침]
국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준
[시행 2025. 3. 6.] [과학기술정보통신부고시 제2025-9호, 2025. 3. 6., 일부개정]
제21조(연구개발비 공통 계상기준)
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비로 다음 각 호에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다.
5. 연구개발기관 내부 및 하나의 연구개발과제를 수행하는 연구개발기관 간 발생하는 비용(다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 비용은 제외한다)
가. 대학이 같은 대학 내 별도의 사업자가 운영하는 회의장, 숙박시설 등 부대시설을 사용하는 데 필요한 비용
나. 동일한 연구개발기관 내 계좌이체 또는 계정대체하거나 하나의 연구개발과제를 수행하는 연구개발기관 간 계좌이체 또는 계정대체한 비용 중 다음의 어느 하나에 해당하는 비용　 1) 비영리기관이 공동활용을 위하여 구축한 연구시설ㆍ장비를 사용하는 데 필요한 비용　 2) 연구개발과제 수행 중 시험ㆍ검사ㆍ분석에 필요한 비용 중 다음의 어느 하나에 해당하는 비용　 가) 연구개발기관이 자체 분석기관에서 인정하는 시험분석결과서를 발행하고, 그 비용을 분석기관으로 계정대체하는 경우 해당 금액을 현금으로 계상한 비용　 나) 가)에 해당하지 아니하는 비용으로서 영리기관인 연구개발기관이 현물로 계상하는 비용　 3) 비영리기관 내 중앙창고를 두어 물품을 구매하고, 그 후 필요한 금액을 이체 또는 계정대체하는 비용　 4) 단독 판매처 등의 정당한 사유로 중앙행정기관의 장이 인정하는 경우 해당 금액을 현금으로 계상한 비용
다. 정부가 출연하여 설립ㆍ운영하는 연구개발기관과 그 연구개발기관의 분원 간 발생하는 비용(중앙행정기관의 장이 인정하는 경우에만 해당한다)
[정산결과]
같은 연구과제를 수행하는 연구기관 간 전문가 활용비 집행 불인정

사례. 과제와 연관된 사유로 발생되지 않은 운임 취소수수료 집행
개인일정을 사유로 출장일정이 변결되어 발생한 운임 환불 수수료를 연구활동비로 집행함

[관련지침]
국가연구개발혁신법
[시행 2025. 2. 28.] [법률 제20354호, 2024. 2. 27., 일부개정]
③ 연구개발비는 다음 각 호의 비용으로 구성하며, 그 사용용도는 대통령령으로 정한다.
1. 직접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용
2. 간접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 공통적으로 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 없는 비용
[정산결과]
연구과제와 관련없이 개인적 사유로 인해 발생한 취소수수료 집행 불인정

사례. 회의비로 주류, 유흥성 업종 결재
회의비 집행 시 주류를 판매하는 사업장에서 주류 등 구매

[관련지침]
제21조(연구개발비 공통 계상기준) ① 연구개발기관의 장은 직접비로 해당 연구개발과제 수행에 필요한 금액을 계상하여야 한다.
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비로 다음 각 호에 해당하는 비용을 계상하여서는 아니 된다.
2. 주류 등 유흥성 비용
[정산결과]
주류 및 유흥성 사업장에서 사용한 회의비 불인정

사례. 연구개발비 사용계획에 반영되지 않은 연구실운영비 사용
영리기관의 연구실운영비 사용계획예 반영되지 않은 온,습도계를 구매함

[관련지침]
국가연구개발혁신법
[시행 2025. 2. 28.] [법률 제20354호, 2024. 2. 27., 일부개정]
③ 연구개발비는 다음 각 호의 비용으로 구성하며, 그 사용용도는 대통령령으로 정한다.
1. 직접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용
2. 간접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 공통적으로 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 없는 비용
[정산결과]
영리기관의 연구실운영비 사용계획에 반영되지 않은 연구실 운영 물품 구매 비용 불인정

사례. 연구개발비 사용계획에 반영되지 않은 연구실운영비 사용
영리기관의 연구실운영비 사용계획예 반영되지 않은 명함집을 구매함

[관련지침]
국가연구개발혁신법
[시행 2025. 2. 28.] [법률 제20354호, 2024. 2. 27., 일부개정]
③ 연구개발비는 다음 각 호의 비용으로 구성하며, 그 사용용도는 대통령령으로 정한다.
1. 직접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용
2. 간접비: 연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 공통적으로 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 없는 비용
[정산결과]
영리기관의 연구실운영비 사용계획에 반영되지 않은 연구실 운영 물품 구매 비용 불인정

A 산학협력단에서 최종 단계 연구 종료일 이후 개최되는 학회에 참석하는 경비와 학회 등록비를 집행하였다.

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제 22조 연구활동비 공통사용기준
④ 연구개발기관의 장은 연구개발비를 연구 개발기간 종료일 이전에 사용하여야 한다.
[처리 결과]
해당 단계 연구 종료일 이후 개최되는 학회에 참석한 경비와 학회 등록비 집행분 불인정 처리

영리기관에서 인쇄비 집행 품목이 연구개발기관의 카달로그 및 사무용 봉투 등을 제작하여 홍보용도로 사용한 경우

[적용 규정]
간접비 사용용도 및 사용기준● 성과활용지원비- 과학문화활동비 : 과학기술문화 확산에 관련된 다음의 활동 수행에 따른 비용연구개발과 관련된 홍보를 위한 과학홍보물 및 행사프로그램 강연･체험활동 및 연구실 개방 홍보전문가 양성그 밖에 과학기술 문화 확산에 관련된 활동- 지식재산권 출원･등록비 : 다음 각 목에 해당하는 비용연구개발기관에서 수행하는 국가연구개발사업과 관련된 지식재산권의 출원･등록･유지에 필요한 모든 비용기술가치평가 등 기술이전에 필요한 비용표준 활동에 필요한 비용연구노트의 작성･관리에 관한 자체 규정 제정･운영 또는 연구노트 교육･인식확산 활동, 그 밖에 연구노트 활성화 등에 관련된 비용- 기술창업 출연･출자금 : 연구개발기관에서 수행하고 있는 국가연구개발과제와 관련된 기술지주회사, 학교기업, 실험실공장 또는 연구소기업의 설립 및 운영에 필요한 비용
[처리 결과]
간접비성 비용인 기관 홍보비용 집행분 불인정

B 비영리기관에서 3천만원 이상 장비를 구입하면서, 연구시설 장비 구입을 위하여 전문기관 승인은 4,000원을 받았으나 구입 시 집행한 금액은 20%를 초과한 8,500만원을 집행하였다.

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제23조 연구시설·장비비 공통 사용기준 -원래계획에 반영된 3천만 원(부가가치세 및 구입･설치 등에 필요한 부대비용을 포함) 이상의 연구시설･장비를 변경하여 구입하거나 임차하려는 경우(다만, 환율변동, 물가상승 등 불가피한 사유로 원래계획에 반영된 금액의 20% 이내로 증감되는 경우는 제외)
[처리 결과]
연구시설 장비 구입을 위하여 전문기관 승인은 4,000원을 받았으나 구입 시 초과한 집행금액 불인정

A영리기관에서 연구실운영비 활용· 관리계획 변경없이 소프트웨어과 PC구입한 집행 사례

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제68조 영리기관의 연구활동비 사용기준 ⑤ 영리기관의 장은 제2항에 따른 영리기관의 연구실운영비활용ㆍ관리계획을 변경하여 사용하고자 하는 경우에는 제73조제1항제6호에 따른 중앙행정기관의 장의 사전 승인을 받아야 한다.
[처리 결과]
연구실운영비 활용,관리계획의 변경이 없다는 것은 전문기관의 승인이 없는 것과 마찬가지 이므로, 전문기관의 승인없는 소프트웨어과 PC구입 집행분 불인정처리

A 산학협력단에서 위탁과제 연구비에서 연구재료비 집행 금액에 포함하여 매입부가세를 집행한 후, 부가세 환원 처리 등을 진행하지 않았다.

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제27조 위탁연구개발비 공통 사용기준
원칙적으로 위탁연구개발비는 부가가치세 부과 대상임. 다만, 「부가가치세법 시행규칙」제32조(학술연구용역과 기술연구용역의 범위)의 ‘새로운 학술 또는 기술 개발을 위하여 수행하는 새로운 이론･방법･공법 또는 공식 등에 관한 연구용역’은 부가가치세가 면제됨
[처리 결과]
전문기관에 신기술· 신학문에 대한 승인을 받지 못하였고, 신기술·신학문에 해당되지도 않아 해당 과제는 부가가치세 부과 대상 과제로 판단, 연구재료비 집행금액에 포함되어 집행한 매입부가세 금액은 불인정처리

B 영리기관에서 현금인건비로 인건비 집행 시 XXX참여연구원의 연구 참여기간이 아닌 기간에 대한 인건비를 집행한 경우

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제6조 인건비 사용용도 1. 참여연구자가 해당 연구개발과제 수행에 참여하는 동안 해당 참여연구자에게 지급하는 급여(4대보험의 본인부담금을 포함한다)
[처리 결과]
미참여기간동안에는 해당 연구원은 미참여 연구원이 되므로, 미참여 연구원의 인건비 집행분 불인정처리

C 영리기관에서 연구개발과제에서 연구개발과제와 관련있는 학회 참석비용(학회등록비)을 집행 한 후 해당 학회에 미참석한 것이 정산 단계에서 확인되었다.

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제25조 연구활동비 공통 사용기준
연구활동비 관련 증명자료 제출해야 함
[처리 결과]
참석확인을 위한 참석확인증 또는 명찰을 제출해 달라고 하였으나 미제출, 미참석이 확인되어서 불인정처리

A영리기관에서 연구개발과제 시작 전에 연구개발비가 입금되기 전, 먼저 선집행 한 후 연구개발비가 입금된 후 연구비 관리 시스템에 연구비 집행 내역을 등록을 하면 된다고 안내를 했으나, 그 경우에도 해당 연구개발과제와 무관한 집행 건으로 확인되는 집행 건으로 확인될 경우라고 안내하여 연구개발과제과의 직접적인 연관성이 확인이 필요한 경우

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제22조 연구개발비 공통 인정기준
[처리 결과]
연구시작일에 연구비가 입금되지 않아서 먼저 기관에서 선 집행 후 연구비가 입금된 다음에 집행을 함 확인 결과 연구비와 무관한 경비를 연구개발과제비에서 집행한 것으로 확인되어서 불인정

A 산학협력단에서 연구공간 및 외부연구공간에 대해 중앙행정기관의 임차료를 집행하였으나, 해당 집행 건에 대한 전담기관의 승인문서를 제시하지 못하는 경우

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제21조 연구개발비 공통 계상기준 7. 중앙행정기관의 장이 인정하지 아니한 연구개발기관 내부 연구공간 및 외부 연구공간에 대한 임차료
[처리 결과]
전문기관에 승인없는 집행에 해당되어 불인정처리

A 영리기관이 연구재료비에 대한 현물 집행 내역을 등록 시 계상 기준 초과하여 집행 금액을 기재하여 총 현물 부담금액(현물 집행 내역 등록 금액) 대비 현물 부담부족분이 발생하였다.

[적용 규정]
국가연구개발사업 연구개발비 사용기준 제64조 영리기관 연구개발비 현금·현물 구분기준 1. 영리기관이 연구개발과제(연구개발과제가 단계로 구분된 경우에는 해당 단계를 말한다. 이하 이 조에서 같다)의 연구개발기간 시작일 전 보유한 자산의 가액은 현물로 계상
[처리 결과]
연구개발과제가 진행중인 시점에서 구입한 현물등록은 연구개발비 사용기준에 부합하지 않아서 불인정